In den meisten Busunternehmen gibt es eine monatliche Aufgabe, die niemand gerne macht und die trotzdem jeden Monat anfällt: die Tankdaten zusammenbringen.
Warum das mühsam ist
Die Daten kommen aus mehreren Richtungen:
- Der Tankautomat auf dem Hof exportiert Zapfvorgänge mit Datum, Menge und einer Fahrzeugkennung.
- Die Tankkarte liefert eine Abrechnung des Anbieters, mit eigener Systematik und oft anderen Bezeichnern.
- Der Bordrechner kennt Kilometerstände und Betriebsstunden, vielleicht in einer dritten Schreibweise der Fahrzeugkennung.
Solange diese Quellen nicht sauber aufeinander zeigen, ist jede Verbrauchsauswertung Handarbeit. Und Handarbeit heißt: Die Auswertung ist so aktuell wie die Zeit, die gerade jemand dafür hat, und sie ist so verlässlich wie die Konzentration an diesem Nachmittag.
Der Kern des Problems ist nicht die Rechnung
Litern durch Kilometer zu teilen kann jede Tabellenkalkulation. Der Aufwand steckt in der Zuordnung: Ist die Kennung im Automatenexport dasselbe Fahrzeug wie die Kartennummer in der Abrechnung?
Wer diese Zuordnung einmal sauber erstellt und pflegt, hat den größten Teil der Arbeit erledigt. Alles danach ist Mechanik.
Tipp
Was eine Automatisierung leisten sollte
Nicht ein weiteres Programm, das jemand bedienen muss, sondern ein Ablauf, der im Hintergrund läuft:
- Er liest die Exporte ein, egal ob sie per Datei, per Abruf oder per Mail kommen.
- Er ordnet die Fahrzeuge eindeutig zu und meldet, wenn eine Kennung unbekannt ist.
- Er prüft auf Plausibilität, also etwa auf einen Tankvorgang mit unmöglicher Menge oder auf einen fehlenden Kilometerstand.
- Er erzeugt die Auswertungen, die Sie ohnehin nutzen, und legt sie dort ab, wo Sie sie erwarten.
- Er meldet sich, wenn eine Quelle fehlt, statt still ein unvollständiges Ergebnis zu liefern.
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Eine Automatisierung, die bei fehlenden Daten schweigt, ist gefährlicher als Handarbeit, weil niemand die Lücke bemerkt.
Was dabei regelmäßig herausfällt
Zwei Dinge, mit denen Betriebe selten rechnen:
Abweichungen zwischen getankter und abgerechneter Menge. Bei Handarbeit fallen sie schlicht nicht auf, weil niemand Zeile für Zeile vergleicht. Ein automatischer Abgleich findet sie zuverlässig.
Auffällige Verbrauchsänderungen einzelner Fahrzeuge. Ein Fahrzeug, das plötzlich deutlich mehr braucht, hat oft ein technisches Problem, das sich früh günstiger beheben lässt als spät.
Wann es sich rechnet
Ehrlich gerechnet: Wenn heute jemand monatlich einen halben Tag mit dem Zusammenführen verbringt, sind das im Jahr rund sechs Arbeitstage. Ab dieser Größenordnung trägt sich eine Automatisierung meistens innerhalb des ersten Jahres.
Darunter lohnt es sich nicht, und ein Dienstleister, der Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft Ihnen ein Projekt statt einer Lösung.
Was Sie nicht ändern müssen
Ihre Tankanlage, Ihren Kartenanbieter und Ihre Bordrechner. Es wäre der teuerste denkbare Weg zu einer Auswertung, dafür Hardware zu tauschen. Gearbeitet wird mit den Exporten, die diese Systeme ohnehin liefern.
Was sich ändern kann: dass jemand jeden Monat einen halben Tag dafür aufwendet.