Tankdaten automatisch auswerten: vom Export zum Monatsbericht
Tankautomat, Tankkarte und Bordrechner liefern drei Datensätze, die niemand zusammenbringt. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen durch, ab wann sich das Automatisieren trägt.
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TankdatenAutomatisierungAuswertungen
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Verkehrsunternehmen
6 Tage
im Jahr kostet das Zusammenführen, wenn es monatlich einen halben Tag dauert
ByePast
Was das Zusammenführen an Arbeitszeit kostet
im Jahr
Weiter von Hand
Zusammenführen, zwölf Monate48
Summe48 Stunden
Automatisiert, mit Prüfblick
Meldungen prüfen, rund eine halbe Stunde je Monat6
Summe6 Stunden
Unterschied: 42 Stunden. Günstiger ist „Automatisiert, mit Prüfblick“.Die einmalige Einrichtung steht bewusst nicht in dieser Rechnung, sie hängt an der Zahl Ihrer Datenquellen. Die halbe Stunde je Monat auf der rechten Seite ist ein Erfahrungswert für das Nachsehen gemeldeter Auffälligkeiten, keine Zusage.
In den meisten Busunternehmen gibt es eine monatliche Aufgabe, die niemand gerne macht und die trotzdem jeden Monat anfällt: die Tankdaten zusammenbringen.
Warum das mühsam ist
Die Daten kommen aus mehreren Richtungen:
Der Tankautomat auf dem Hof exportiert Zapfvorgänge mit Datum, Menge und einer Fahrzeugkennung.
Die Tankkarte liefert eine Abrechnung des Anbieters, mit eigener Systematik und oft anderen Bezeichnern.
Der Bordrechner kennt Kilometerstände und Betriebsstunden, vielleicht in einer dritten Schreibweise der Fahrzeugkennung.
Solange diese Quellen nicht sauber aufeinander zeigen, ist jede Verbrauchsauswertung Handarbeit. Und Handarbeit heißt: Die Auswertung ist so aktuell wie die Zeit, die gerade jemand dafür hat, und so verlässlich wie die Konzentration an diesem Nachmittag.
Rechnet sich das bei Ihnen?
Die Antwort hängt an einer einzigen Zahl: wie lange das Zusammenführen heute jeden Monat dauert. Tragen Sie sie ein.
Ehrlich gerechnet: Erst ab etwa einem halben Tag im Monat, also rund sechs Arbeitstagen im Jahr, trägt sich eine Automatisierung meistens innerhalb des ersten Jahres. Darunter lohnt es sich nicht, und ein Dienstleister, der Ihnen etwas anderes erzählt, verkauft Ihnen ein Projekt statt einer Lösung.
Der Kern des Problems ist nicht die Rechnung
Liter durch Kilometer zu teilen kann jede Tabellenkalkulation. Der Aufwand steckt in der Zuordnung: Ist die Kennung im Automatenexport dasselbe Fahrzeug wie die Kartennummer in der Abrechnung?
Wer diese Zuordnung einmal sauber erstellt und pflegt, hat den größten Teil der Arbeit erledigt. Alles danach ist Mechanik.
Tipp
Fangen Sie mit einer belastbaren Fahrzeugliste an, in der jedes Fahrzeug alle Kennungen trägt, unter denen es in irgendeinem System auftaucht. Diese eine Liste löst mehr Probleme, als sie Aufwand macht, und sie nützt auch außerhalb der Tankdaten.
Was eine Automatisierung leisten sollte
Nicht ein weiteres Programm, das jemand bedienen muss, sondern ein Ablauf, der im Hintergrund läuft:
Er liest die Exporte ein, egal ob sie per Datei, per Abruf oder per Mail kommen.
Er ordnet die Fahrzeuge eindeutig zu und meldet, wenn eine Kennung unbekannt ist.
Er prüft auf Plausibilität, also etwa auf einen Tankvorgang mit unmöglicher Menge oder auf einen fehlenden Kilometerstand.
Er erzeugt die Auswertungen, die Sie ohnehin nutzen, und legt sie dort ab, wo Sie sie erwarten.
Er meldet sich, wenn eine Quelle fehlt, statt still ein unvollständiges Ergebnis zu liefern.
Der letzte Punkt ist der wichtigste. Eine Automatisierung, die bei fehlenden Daten schweigt, ist gefährlicher als Handarbeit, weil niemand die Lücke bemerkt.
Was dabei regelmäßig herausfällt
Zwei Dinge, mit denen Betriebe selten rechnen:
Abweichungen zwischen getankter und abgerechneter Menge. Bei Handarbeit fallen sie schlicht nicht auf, weil niemand Zeile für Zeile vergleicht. Ein automatischer Abgleich findet sie zuverlässig.
Auffällige Verbrauchsänderungen einzelner Fahrzeuge. Ein Fahrzeug, das plötzlich deutlich mehr braucht, hat oft ein technisches Problem, das sich früh günstiger beheben lässt als spät.
Was Sie nicht ändern müssen
Ihre Tankanlage, Ihren Kartenanbieter und Ihre Bordrechner. Es wäre der teuerste denkbare Weg zu einer Auswertung, dafür Hardware zu tauschen. Gearbeitet wird mit den Exporten, die diese Systeme ohnehin liefern.
Was sich ändern kann: dass jemand jeden Monat einen halben Tag dafür aufwendet.
Zeigen Sie uns zwei Exporte
Mit je einer Datei aus zwei Quellen können wir meist schon sagen, wie aufwendig die Zusammenführung wird.
Festpreis nach kurzer Sichtung der Datenquellen
Meldung bei unplausiblen Daten statt stiller Fehler
Ehrliche Absage, wenn sich der Aufwand für Sie nicht rechnet
